Frekans Kopuk Proje Paydaşlığı

Paydaş ya da rakipleriyle olsun fark etmez; harici taraflarla sorun yaşayan müşterilerim olduğu zaman ya perde arkasında yer alırım ya da müzakere masasında yanlarında otururum. Feragatler, tavizler, ortayolu bulma çabası gibi şeylere girmeyip münazara metodlarına dahi dokunmadan, psikolojik stratejiler ile yol alırım. Ancak bu sefer iki tarafın da müşterim olduğu bir proje anlaşmazlığında rol aldım. Proje yönetiminde iletişim kaynaklı olduğuna inandığım bir sıkıntı ile karşılaştım ve bazı ana hatları paylaşmak istedim.

Taraflardan sadece birini temsil etmek benim için kolaydı, çünkü iki cepheyi de kontrol etsem bile müşterim olan tek cephenin maksimum kazanımına oynuyordum! Oysa bu toplantıda iki taraf da hem arkadaş hissettiğim kişiler hem de ayrı ayrı müşterimdi, dolayısıyla iki ayrı cephede de savunuculuk yapmalıydım.

İşte bu noktada Kavga Etme Sanatı’nda defalarca bahsettiğim kuralı gündeme getirmek gerekiyor: Hak savunuculuğu çözüm getirmez; haklılıklar değil anlayış geliştirilmeli!

O sebeple rolümü hak savunuculuğundan obejktifliğe doğru seyirtmem ve tüm açıklığımla düşünceleri açıklığa kavuşturmam gerekti, şimdi de bu süreci kabaca ele alalım istiyorum:

Herşey Övülüyor Ama…

Kendi ölçülerini zorlayacak büyüklükte bir proje için işbirliğine soyunan iki firmadan bahsediyoruz ve ikisinin de çalışma modelleri ayrı ayrı çok takdir ediliyor. Hatta ortak iş yürüttükleri ana müşteri, hem büyüklüğü hem itibarı hem başka sebeplerle gayet kaprisli, gayet sıkıntılı olsa bile bu paydaşlıktan çok memnun.

Ancak öve öve bitirilemeyen bu projenin mutfağında, dışarıya yansıtılmayan sıkıntılar var, öyle ki projenin yeni fazlarında çalışmaktan vazgeçmeyi dahi düşünüyorlar.

Bu olasılıkların kararına varmadan önce de mevcut sürecin yönetsel değerlendirmesini birlikte yapalım diye karar aldık.

Önce proje yürütücüleri teknik değerlendirmeleri yaptı ve bitirince sıra şirket yönetimlerinin süreçlerini değerlendirmeye geldi, ortaklar geldi ve ben de oturdum masaya!

A firmasının rolü teknik süreci yürütmek, B firmasının rolü ise müşteri ile teknik arasındaki entegrasyonu sağlamaktı; operasyon ve yürütme şeklinde ikili bir ortaklık diye özetleyebiliriz!

A firması kendi cephesinde çok sıkıntı olmadığı ama sıkıntı varmış gibi bir hava estirildiği, kendi düşüncelerine göre B firmasının iç sıkıntılarının projeye yansıdığı/ yansıtılmaya çalışıldığı gibi şeylerle konuya giriş yaptı!

Ancak konuştukça bazı sıkıntılarını paylaştı, mesela projenin başında konuştuklarından daha fazla iş yükü gelmiş üstüne, paylaşımın adilliğini sorgulamaya başlamış.

Oysa B firması için ‘biraz, hatta birazdan fazla’ sıkıntı söz konusuydu. Paydaşlığın oranlarını değiştirmeyi kabul etmiş B firması. Ama A’nın tepkisi çabuk geldi ve ‘değişen birşey olmadı, ne konuştuysak hesaba da o yattı’ dedi. B’nin şirket sahiplerinden birisinin ‘gelen ödemeleri paylaşıyoruz, gelmemiş ödemeden payını henüz geçmedik tabi ki’ şeklindeki kısa kesen cevabı düşündürdü. Tartışmak istemiyordu B.

Bu basit reaksiyon bile ziyadesiyle veri verdi. Yorumlamaya başlayalım mı?

İletmek iletmek farklıdır, iletişim ve frekans da farklıdır!

İki tarafın da mutabık kaldığı, en azından böyle beyan ettiği bir paydaşlık oran değişikliği reddediliyor ve bununla beraber bu değişiklik bahsinden fayda da görmemiş. Oysa değişiklikle ilgili son ödemenin geçmemesinin sebebi, ana müşterinin ödemeyi henüz tamamlamadığı, dolayısıyla son parti ödeme gelince onunla paylaşılacağı söz konusu İMİŞ! Demek ki ödemelerle ilgili bilgiler akmıyor, bu da aralarında bariz iletişim kopukluklarını örnekliyor. Oysa hem A hem B firmaları verimlilik, işbirliği ve faydacılık gibi konulara fazlasıyla odaklı. O halde bu iletişim kopukluğu, esasen frekansta şaşmayı gösteriyor.

Hemfikir taraflar arasındaki iletişim kopukluğu, frekansın koptuğunu gösterir ve yeniden ayarlamak gerekir!

Bir konuyu çözebilmenin en önemli adımı o sorunu iyi anlamaktan geçiyor! Bu sebeple sorguladığımızda iki ayrı duyguyla karşılaştım: yalnız bırakılmışlık hissiyle yoğrulmuş A ve şamaroğlanına çevrildiğini düşünen B!

Toplantılarda konuşuluyor, görüşülüyor, görüşler bildiriliyor, ama iletişim kurulabiliyor mu? Etkileşim doğuyor mu yoksa sadece içeride tutulanlar mı kusuluyor?

Görüşüyorsun da iletişim kuruyor musun, yoksa kusuyor musun?

İmalar Kelimelerden Fazlasıdır

Bu sırada, ilk başlarda bahsettiğim övgüler gündeme geldi; müşteri bu paydaşlığı çok beğeniyordu, hatta daha önceki yüklenici firmalarla da kıyaslayarak nasıl memnun olduklarını söylemişler bir kaç kez! Ama bu beğenide esas ilgimi çeken şey imalar oldu. A bunu benimle paylaşırken ‘biz’ dili kullanıyordu; ‘bizi beğendiler’ demişti.

Oysa B bunu şöyle anlatmıştı yalnız kaldığımız bir sırada: ‘ana firma bizi beğendi, öve öve bitiremediler. O firmadan bu övgüleri duymak süper bir duyguydu, ancak A bunun onun sayesinde olduğunu düşünüyor. ‘Benim modelimi beğendiler, benim cevap stilimi, benim çalışma tarzımı beğendiler’ diyor’.

Bu farklılığı gündeme getirdiğimde kibar bir şekilde ‘işin ana yükü operasyon ve operasyon bende, operasyonu beğeniyorlar, haliyle beni beğeniyorlar‘ dedi.

Duygusallık Profesyonelliği Döver

Buradaki ben vurgusunu kenara ayırdım. Bazı müşteri taleplerinin hızlı, bazılarının ise yavaş cevaplanmasını da sorguladığımızda vardığımız sonuç ise fazla duygusal yaklaşıldığı ve haliyle profesyonellikten uzaklaşıldığı!

Müşterinin talepleri güzel şekilde cevaplandığı için henüz kriz doğmamıştı, ama eli kulağında olduğu ortaya çıktı. Riskleri öngördükten sonra çözümlemesi ve önlemesi kolaylaşıyor. Haliyle yeni fazlar için yaşanabilecek aksilikler gündeme getirildi.

Rollerin keskinleştirilmesi, toplantılarda belirli bir disiplin üzerinden yürünmesi, farklılıkların göz önünde bulundurulması, niyet okumaktan vazgeçilmesi için neler yapılabileceği, daha sıcak iletişim kurulması ve özgözlem gibi bazı kararlar ve eylemler eklenerek proje dosyası zenginleştirildi.

Bir Cevap Yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir